Ya finalizadas las obligaciones fiscales del primer trimestre, las PYME deben enfrentarse a la mayor de las obligaciones de registro con periodicidad anual, es decir, a la legalización de los libros de contabilidad, atendiendo a su contenido, plazo de presentación y formas de presentación.

Éstos deberán ser presentados de manera obligatoria para aquellos que ajusten su contabilidad al Código de Comercio y serán presentados para legalizarlos en el registro mercantil provincial que corresponda al domicilio social del interesado.

¿Cuál es el objetivo?

El objetivo de la legalización es evitar una posible manipulación posterior de la información, precintando, por tanto, los datos contables. Habiendo dado por acabado el proceso, el archivo y la custodia de los libros será responsabilidad del empresario.

Recordemos, que, exceptuando los libros de contabilidad, existen libros tales como el libro de actas, el libro de registro de socios o el libro de registro de acciones nominativas que son también de carácter  obligatorio y de legalización única al iniciar la actividad de la entidad.

Contenido

Según el artículo 25 del Código de Comercio, los libros contables establecidos de obligatoria legalización son el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario.

El libro de inventarios y cuentas anuales estará compuesto por: balance inicial detallado de la empresa, balances de comprobación trimestrales a través de balances sumas y saldos, inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre  y las cuentas anuales basando, éstas últimas, su contenido en función del plan general contable al que está acogida la empresa que lo presenta:

PGC Pymes: presentará el balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria.

PGC normal: adjuntarán, además, el estado de flujos de efectivo.

El libro diario se compondrá de operaciones contables diarias, relativas a la actividad de

la entidad, de forma ordenada y correlativa.

Además podrán presentarse otros documentos (libro mayor, libro detalle de diario, etc.) que faciliten la comprensión de los libros obligatorios.

Plazo de presentación

El reglamento fija un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio.

Forma de presentación

En papel: encuadernando las hojas que contienen la información contable de manera que no puedan ser modificados los datos o sustituidos los folios. Figurará en blanco el folio inicial y se numerarán las  hojas de forma correlativa. 

Soporte magnético: Entregando un CD o DVD que contenga los archivos que componen los libros, acompañado de la instancia de presentación en la que figure la descripción del contenido.

Legalización por vía telemática: a través de la web del Colegio de Registradores. Será necesario disponer de una firma electrónica que permita el envío telemático de documentos.

Fuente: Gestoria Gavá